FAQ Générale
Fonctionnement du portail
À quoi sert ce portail ?
Ce portail permet aux usagers du Département Guadeloupe de réaliser des démarches via Internet et de les adresser aux services compétents. Ce portail permet également au Département Guadeloupe d’échanger avec l’usager et d’adresser la réponse par le même canal.
Quel est l’intérêt de me créer un compte ?
En créant un compte personnel, vous pourrez réaliser vos démarches en ligne et suivre leur avancement.
Vous n’aurez également à saisir qu’une seule fois la plupart de vos informations personnelles.
Qui peut se créer un compte et comment faire ?
Toutes les personnes en possession d’une connexion Internet, d’un navigateur Internet et d’une adresse de courriel valide peuvent se créer un compte.
L’adresse de courriel est indispensable pour pouvoir se créer un compte : elle vous sert d’identifiant et vous permet de recevoir les réponses du Département Guadeloupe
Comment rechercher une aide ?
A droite du menu de haut de page figure une loupe avec un moteur de recherche dynamique.
Vous pouvez également consulter le catalogue des aides :
Mon compte
Comment créer mon compte ?
Sur la page d’accueil cliquez sur le bouton « Connexion / Créer un compte ».
Ensuite vous pouvez soit vous connecter avec le bouton FranceConnect, soit créer un compte sur ce portail.
Pour cela cliquez sur le lien « créer mon compte » proposé sous la mire de connexion.
Vous pouvez également consulter cette vidéo :
Comment créer une personne morale (association, entreprise...) sur ce portail ?
Certains dispositifs d’aide proposés ici s’adressent à des personnes morales : associations, entreprises, comités, ligues… et la création de ces profils est nécessaire pour déposer ces demandes (dans chaque fiche de dispositif d’aide est indiqué à qui s’adresse la démarche).
Pour cela, rendez-vous sur votre espace « mon compte » puis cliquez sur la tuile « mes profils ».
Si le profil (votre association par exemple) n’existe pas déjà sur le portail, vous pouvez le créer. Pour cela une API connectée aux services de données nationaux vous propose de rechercher votre personne morale soit par son Siret, soit par son numéro de RNA (associations et comités). Cette API vous présente les données de votre personne morale que vous pouvez compléter et valider.
Pour vous aider, vous pouvez consulter ce tuto vidéo :
Si votre personne morale est déjà présente sur le portail et que vous ne la voyez pas dans vos profils, vous demander à rejoindre ce profil avec un code de confidentialité que le demandeur qui a créé cette personne morale pourra vous communiquer. Voir la question « comment partager un rejoindre un profil personne morale ? »
Comment partager et rejoindre un profil "personne morale" existant ?
Sur ce portail les personnes morales (associations, entreprises…) ne peuvent être présentes qu’une seule fois : aucun doublon n’est possible.
Aussi, lorsqu’un profil personne morale est déjà créé (une association par exemple) il convient de le « partager » entre membres de cette structure.
Pour vous aider, vous pouvez consulter ce tuto vidéo :
La marche à suivre pour partager un profil est la suivante :
- La personne qui a créé le profil doit se rendre sur son compte puis cliquer sur « mes profils », ensuite elle doit cliquer sur la tuile du profil à partager, puis une fois sur la fiche de cette personne morale, cliquer sur l’onglet « composition »
- Dans cette page « composition » apparaissent les membres déjà déclarés, pour partager un profil avec une autre personne de la même structure, cliquer sur « partager » => un code de confidentialité apparaît dans une ligne de nouveau partage
- Envoyez ce code par mail à la personne avec qui vous souhaitez partager ce profil
La marche à suivre pour rejoindre un profil est la suivante :
- Si ce n’est pas fait, la personne qui souhaite rejoindre un profil existant doit créer son compte personnel sur ce portail
- Se connecter au portail puis une fois dans l’espace « mon compte », cliquer sur « mes profils »
- cliquer sur « rejoindre un profil existant » => entrer le code de confidentialité que m’a communiqué le membre qui a créé la fiche de la personne morale sur ce portail
J‘ai besoin d’assistance et je n’ai pas trouvé de réponse dans la FAQ, comment contacter les services du Département ?
Vous pouvez solliciter le Département en déposant une demande de contact :
- Générale : cliquez ici
- Thématique : pour un service précis, un lien de contact est proposé dans chaque fiche de dispositif d’aide
Comment demander la suppression de mon compte ?
Vous pouvez demander à supprimer votre compte à tout moment. Notez que cette action est définitive, il ne sera pas possible de retrouver votre compte ensuite
Cependant, vos démarches restent enregistrées le temps de leur traitement. Pour demander la suppression de votre compte, il est nécessaire d’effectuer une demande manuelle via le formulaire de contact
Mes demandes
Quelles sont les grandes étapes de ma demande de subvention ?
Après le dépôt de la demande, le dossier passe par plusieurs étapes :
- Recevabilité du dossier : Le Département Guadeloupe accuse réception de la demande et informe le porteur de projet que sa demande sera traitée.
- Instruction du dossier par le service : Durant le processus de traitement de votre dossier, nos agents peuvent vous demander des pièces complémentaires pour l’étude de la demande. Le porteur de projet devra fournir ces pièces dans les meilleurs délais pour l’instruction de la demande.
- Passage en commissions : Une fois votre dossier complet, il passe en commission développement culturel et gestion du patrimoine pour avis. Si l’avis est favorable, il sera proposé au vote de la commission permanente pour attribution de la subvention.
- Signature de la convention : En cas d’attribution, vous recevrez la convention d’attribution de subvention pour signature qui sera par la suite présentée à la signature du Président du Département Guadeloupe.
- Versement de l’acompte: Un acompte vous sera alors adressé conformément aux modalités de versement stipulées dans la convention.
- Versement du solde : Vous devrez fournir votre bilan de réalisation accompagné des justificatifs demandés afin de recevoir le paiement du solde de la subvention.
Comment connaître l’état d’avancement de ma demande d’aide ?
L’instruction des demandes d’aide complètes sont traitées dans leur ordre d’arrivée, et ce, dans la limite des crédits disponibles et des dates de commissions. Cependant, les demandes incomplètes ne peuvent êtres prises en compte qu’après avoir été complétées. Ainsi, le délai d’instruction peut varier selon le nombre de dépôts effectués.
Vous pouvez à tout moment consulter l’état d’avancement de vos demandes sur votre compte usager sur ce portail.
Pour cela, connectez-vous et une fois dans votre compte, cliquez sur la tuile « Mes demandes »
Quel est le délai d’instruction d’une demande ?
Les délais d’instruction varient en fonction des natures de demandes. Les fiches de dispositif du catalogue d’aides indiquent généralement les modalités de traitement des dossiers.
J‘ai commencé une démarche et n’ai pas terminé, puis-je la poursuivre ultérieurement ?
Oui le portail enregistre vos demandes initialisées en mode brouillon.
Pour consulter et reprendre un brouillon, connectez-vous, et une fois sur votre « espace compte usager » cliquez sur la tuile « Mes brouillons ».
Puis-je solliciter différents dispositifs d’aides départementales ?
Oui c’est possible.
Si vous souhaitez obtenir, pour une même action, des subventions auprès de services différents de la collectivité, vous devez faire plusieurs demandes de subvention.
Quel est le montant alloué par le Département Guadeloupe dans le cadre d’une demande de subvention ?
Montant non déterminé à l’avance, reste à l’appréciation des élus de la Commission thématique et de la disponibilité budgétaire.
Comment les décisions d’attribution sont-elles prises ?
Le dossier est étudié par la commission thématique qui évalue le dossier, propose alors un chiffrage (montant de subvention) voté ensuite par les élus départementaux lors de la Commission Permanente (instance de vote des subventions).
L’attribution des subventions fait l’objet d’une délibération particulière.
Nous contacter
J‘ai besoin d’assistance et je n’ai pas trouvé de réponse dans la FAQ, comment contacter les services du Département ?
Vous pouvez solliciter le Département en déposant une demande de contact :
- Générale : cliquez ici
- Thématique : pour un service précis, un lien de contact est proposé dans chaque fiche de dispositif d’aide
